Ko tuji kupec zamudi s plačilom, je za dobavitelja pomembno, kaj kupec navede kot razlog za zamudo plačila računa. Če je blago prevzel in prosi za dva tedna odloga, se lahko podjetji takoj pogovarjata o novem datumu nakazila. Če kupec trdi, da je del pošiljke manjkal, je treba najprej ugotoviti, kaj je bilo dobavljeno in kolikšen del računa sploh izpodbija. Mednarodna izterjava dolga se zato začne že pri prvem pogovoru po zapadlosti računa. Dobro zastavljeno vprašanje lahko razkrije, ali dobavitelj potrebuje potrdilo o prevzemu, dogovor o obročnem plačilu ali presojo možnosti za sodno izterjavo.

Kaj preveriti pred prvim pisnim pozivom

Računovodstvo naj najprej uskladi odprte postavke z bančnimi prilivi in izdanimi dobropisi. Kupec je morda z enim nakazilom plačal več računov ali pri plačilu navedel številko naročila, namesto številke računa, zato priliv morda še ni povezan s pravim računom. Če je bilo plačano le delno, naj bo iz poziva razvidno, kolikšen znesek je podjetje že prejelo, kdaj je bilo plačilo knjiženo in kakšno vsoto še pričakuje. Tako lahko tudi kupec hitro ugotovi, kje v evidencah prihaja do neskladij.

Pri mednarodnem poslu s skupino povezanih družb je smiselno ponovno odpreti naročilnico. Na njej je lahko kot kupec navedena avstrijska družba, blago pa je po njenih navodilih prevzelo skladišče druge družbe na Hrvaškem. Za pripravo zahtevka je pomembno razlikovati med pogodbenim kupcem in dejanskim prejemnikom pošiljke. Ujemanje imena in sedeža kupca s podatki na računu je smiselno preveriti, še preden se celotna dokumentacija pošlje v strokovni prevod.

Nato naj sodelavec, ki je posel vodil, zbere še dokazila o izvedbi. Pri prodaji blaga sta uporabni naročilnica z dogovorjeno količino in dobavnica s potrjenim prevzemom. Pri storitvi je lahko odločilna elektronska korespondenca, v kateri je naročnik potrdil dodatna dela ali prevzel končni izdelek. Če se je cena med izvedbo spremenila, naj bo iz dokumentacije razvidno tudi, kdo je spremembo odobril in na kateri del naročila se sprememba nanaša.

Kako se odzvati na obljubo plačila ali reklamacijo

V prvem pozivu običajno zadostujejo številka računa, datum zapadlosti, odprti znesek in konkreten rok, do katerega podjetje pričakuje nakazilo ali pojasnilo. Sporočilo mora doseči osebo, ki lahko pri kupcu preveri razlog za zamudo. Če je kupec račun zavrnil zaradi manjkajoče številke naročila, je bolj koristno pridobiti pravi podatek in potrditev prejema popravljenega dokumenta kot pošiljati isti opomin na več naslovov.

Če kupec zaprosi za obročno plačilo, mu lahko dobavitelj pošlje kratek pisni povzetek dogovora. V njem navede račune, na katere se dogovor nanaša, odprti znesek in višino ter datum vsakega obroka. Pri več računih je koristno določiti še, katerega bo posamezno nakazilo pokrilo. Za prodajno službo je tak dogovor pomemben tudi pri naslednjem naročilu. Pred novo dobavo lahko preveri, ali je prvi obrok že prispel in za koliko bi se z novo pošiljko povečal kupčev dolg.

Drugačen pristop zahteva reklamacija. Denimo, da je slovenski dobavitelj kupcu zaračunal deset kosov opreme v skupni vrednosti 4.000 evrov. Kupec sporoči, da sta bila dva kosa poškodovana. Dobavitelj naj ga prosi, da označi poškodovana kosa, opiše napake in pošlje fotografije ter morebitne pripombe ob prevzemu. Hkrati lahko predlaga, naj kupec potrdi znesek, ki ga priznava, in datum njegovega plačila. Če kupec predlog sprejme, lahko nesporni del računa poravna, še preden podjetji rešita reklamacijo.

Kdaj mednarodno izterjavo prepustiti strokovnjaku

Ko kupec večkrat napove nakazilo in zamudi tudi lastne roke, naslednji opomin podjetju prinese malo novih informacij. Tedaj je smiselno presoditi, kakšni bi bili stroški nadaljnjega postopka, s čim je mogoče dokazati terjatev in kakšne so možnosti za poplačilo. Ali je za posamezno podjetje smiselna mednarodna izterjava, pomaga oceniti podjetje Upravljanje terjatev FIDEM. Na podlagi predloženih listin in bonitetne analize dolžnika pripravi brezplačno predhodno mnenje o možnostih za poplačilo. Obravnava tako terjatve do kupcev v državah EU in zunaj nje.

Za takšno presojo je poleg prilog uporaben kratek časovni pregled. Iz njega naj bo razvidno, kdaj je kupec naročil in prevzel blago, kdaj je račun zapadel ter kako se je odzval na pozive. Posebej naj bo označen njegov zadnji vsebinski odgovor. Sporočilo, v katerem kupec potrdi preostanek dolga in predlaga obroke, odpira drugačna pogajanja kot odgovor, v katerem prvič zanika, da bi blago sploh naročil.

Katera sodna pot pride v poštev v Evropski uniji

Za zapadel čezmejni denarni zahtevek, pri katerem upnik ne pričakuje ugovora, pride v poštev evropski plačilni nalog. Upnik pri pristojnem sodišču predloži vlogo na standardnem obrazcu. Dolžnik ima po vročitvi naloga 30 dni za ugovor. Če ga pravočasno vloži, je nadaljevanje odvisno od izbire upnika in pogojev posameznega postopka. Če ugovora ni in sodišče nalog razglasi za izvršljiv, lahko upnik zahteva izvršbo po pravilih države, v kateri jo želi opraviti.

Če kupec terjatvi vsebinsko ugovarja, lahko za nekatere čezmejne gospodarske spore pride v poštev evropski postopek v sporih majhne vrednosti. Po 2. členu Uredbe (ES) št. 861/2007 vrednost zahtevka ob prejemu obrazca na pristojnem sodišču ne sme presegati 5.000 evrov. Pri tem se obresti, stroški in izdatki ne vštevajo. V primeru poškodovane opreme bi moral dobavitelj zato poleg višine zahtevka pojasniti, kaj kupec izpodbija in s katerimi listinami dobavitelj utemeljuje svoje stališče. Danska v teh dveh evropskih postopkih ne sodeluje.

Kaj odloča o smiselnosti izvršbe v tujini

Tudi če ima podjetje izvršljivo odločbo, ostaja praktično vprašanje, kje je mogoče doseči poplačilo. Če dolžnik prostovoljno ne plača, je za oceno stroškov pomembno, v kateri državi ima premoženje, na katero bi bilo mogoče poseči. Pri terjatvi do podjetja zunaj EU je treba posebej preveriti še, pod katerimi pogoji tam priznajo in izvršijo tujo sodno odločbo. Od teh pogojev je lahko odvisna že odločitev, kje začeti postopek.

Pri izbiri med dogovorom in sodno potjo naj podjetje primerja konkretni možnosti. Koliko bi prejelo po ponujenem dogovoru, kdaj bi zapadel prvi obrok in kakšne stroške bi po drugi strani zahtevali prevodi, sodne takse ter izvršba. Pri stalnem kupcu, ki je prvi obrok že poravnal, ima pisni načrt odplačila drugačno težo kot pri kupcu, ki na isti račun že tretjič obljublja prvo nakazilo. Prav ta razlika podjetju pomaga določiti rok, do katerega je še pripravljeno čakati in kaj bo storilo, če plačila tudi takrat ne bo.