Pri dobro organiziranem dogodku mora biti velik del organizacije za udeleženca skoraj neviden. Njegova naloga je, da dogodek doživi, ne da razmišlja o sistemu v ozadju. Prav skozi to razliko med vidnim programom in nevidno organizacijo je zanimivo razumeti tudi delo podjetja BM Events: ne le skozi vprašanje, katere aktivnosti ponuja, ampak kaj vse mora delovati, da skupina zaposlenih dogodek doživi kot povezano celoto.

Dober dogodek se začne, še preden prispe prvi udeleženec

Ko podjetje začne pripravljati poslovni dogodek, je povsem naravno, da najprej razmišlja o njegovih najbolj vidnih elementih. Kje bo potekal? Kakšen bo program? Kaj bodo zaposleni počeli? Kakšna bo pogostitev?

Toda organizacijsko se dober dogodek začne korak prej.

Najprej je treba razumeti, kdo prihaja in zakaj. Dogodek, namenjen povezovanju zaposlenih iz različnih oddelkov, potrebuje drugačno dinamiko kot družinski dan, na katerem sodelujejo tudi partnerji in otroci. Športni program zahteva drugačne organizacijske odločitve kot bolj sproščeno druženje. Tudi enaka aktivnost lahko pri skupini tridesetih ljudi deluje povsem drugače kot pri dogodku, ki se ga udeleži več sto zaposlenih.

Zato dobra organizacija poslovnega dogodka ne izhaja iz vprašanja, katera aktivnost je trenutno najbolj zanimiva. Izhaja iz razumevanja udeležencev, cilja dogodka in pogojev, znotraj katerih mora program delovati.

Šele takrat postane smiselno govoriti o aktivnostih.

Ta vrstni red je pomemben, ker prepreči eno najpogostejših težav pri organizaciji dogodkov: podjetje izbere zanimiv program, nato pa poskuša ljudi, lokacijo in časovnico prilagoditi že sprejeti ideji. Pri boljšem pristopu se zgodi obratno. Program je zasnovan tako, da podpira ljudi in namen dogodka.

Dobra aktivnost lahko ustvari zanimiv trenutek. Dobro zasnovan dogodek pa poskrbi, da imajo ti trenutki skupen namen.

Udeleženec vidi program, organizator vidi odvisnosti

Predstavljajmo si prihod večje skupine zaposlenih na dogodek. Za udeleženca je potek preprost: prispe, dobi navodila, se pridruži svoji skupini in začne program.

Za organizatorja isti trenutek ni niti približno tako preprost.

Prihod udeležencev vpliva na začetek programa. Razdelitev v skupine vpliva na kapaciteto posameznih aktivnosti. Dolžina ene aktivnosti vpliva na začetek naslednje. Pogostitev mora biti usklajena s časovnico, časovnica s prizoriščem, pri dogodkih na prostem pa lahko na vse skupaj vplivajo še vremenske razmere.

Vsaka odločitev ima posledice drugje.

Prav zato je pri zahtevnejših dogodkih napačno razmišljati o programu kot o zaporedju posameznih aktivnosti. Bolj koristno ga je razumeti kot mrežo medsebojno povezanih odločitev. Če se spremeni en element, mora organizator vedeti, kaj ta sprememba pomeni za preostanek dogodka.

To je eden od razlogov, da izkušena organizacija navzven pogosto deluje zelo preprosto. Kompleksnost ni izginila. Nekdo jo je pravočasno obvladal.

Program pove, kaj se bo na dogodku zgodilo. Organizacija določa, ali se bo to zgodilo ob pravem času, za prave ljudi in brez nepotrebnih prekinitev.

Kaj se spremeni, ko 50 udeležencev postane 500?

Večji dogodek ni samo manjši dogodek z več ljudmi.

To je pomembna razlika.

Pri manjši skupini je marsikatero spremembo mogoče rešiti sproti. Če se program zamakne za deset minut, organizator obvesti udeležence in prilagodi nadaljevanje. Če ena aktivnost odpade, je mogoče skupino hitro preusmeriti drugam.

Ko sodeluje nekaj sto ljudi, ima lahko ista sprememba posledice za več skupin, več izvajalcev, pogostitev, transport in preostanek časovnice. Organizacijska zahtevnost zato ne raste samo zato, ker je več udeležencev. Raste predvsem zato, ker je med posameznimi deli dogodka več odvisnosti.

Tu se začne spreminjati tudi vprašanje, ki bi si ga moralo zastaviti podjetje.

Pri manjšem dogodku je pogosto smiselno vprašati: Katera aktivnost bo naši ekipi najbolj všeč?

Pri večjem dogodku postane enako pomembno vprašanje: Kdo bo poskrbel, da bo celota delovala?

Prav pri takšnih projektih se začne jasneje kazati razlika med izvajalcem posamezne aktivnosti in organizatorjem dogodka. Prvi mora odlično izvesti svoj del programa. Drugi mora razumeti, kako se ta del povezuje z vsem, kar se dogaja pred njim, po njem in hkrati z njim.

Program po meri ni samo drugačen seznam aktivnosti

Izraz program po meri se pri poslovnih dogodkih uporablja pogosto, vendar lahko pomeni zelo različne stvari.

Najpreprostejša razlaga bi bila, da podjetje izbere drugačno kombinacijo aktivnosti. Resnično prilagajanje pa gre dlje.

Program za zaposlene v proizvodnem podjetju z zelo raznoliko starostno strukturo ne more biti zasnovan na povsem enak način kot dogodek za manjšo pisarniško ekipo. Družinski dan mora upoštevati drugačne potrebe kot športni team building. Tudi podjetje, ki želi predvsem nagraditi zaposlene, potrebuje drugačen tempo in vzdušje kot organizacija, katere glavni cilj je povezovanje oddelkov.

Prilagoditev zato ni samo vprašanje vsebine. Je vprašanje odnosa med vsebino, ljudmi in okoliščinami.

To je še posebej pomembno pri večjih skupinah, kjer lahko program, ki odlično deluje za en del udeležencev, druge povsem izključi. Dober organizator zato ne razmišlja samo o tem, kaj je mogoče ponuditi, ampak komu je posamezen element namenjen in kako se umešča v širšo izkušnjo.

Program po meri ni program z drugačnim seznamom aktivnosti. Je program, pri katerem se vsebina, tempo in način izvedbe prilagodijo ljudem ter cilju dogodka.

Najboljša organizacija je pogosto tista, ki je gostje ne opazijo

Pri poslovnih dogodkih obstaja zanimiv paradoks. Slabo organizacijo udeleženci opazijo skoraj takoj, dobre pa pogosto sploh ne.

Opazijo, če morajo čakati. Če navodila niso jasna. Če dve skupini prideta na isto aktivnost ob istem času ali če nihče ne ve, kaj sledi. Opazijo tudi, ko je program tako natrpan, da med posameznimi deli dogodka ni prostora za sproščen pogovor.

Ko vse deluje, je izkušnja drugačna. Prehodi med aktivnostmi se zdijo naravni, informacije pridejo ob pravem času, program ima ustrezen tempo in udeležencem se ni treba ukvarjati z organizacijskimi podrobnostmi. Dogodek lahko zato deluje spontano, čeprav je bil v ozadju zelo natančno načrtovan.

Prav tu se pokaže vrednost dela, ki ga gost nikoli ne vidi.

Dober organizator mora razmišljati tudi o scenarijih, za katere upa, da se ne bodo zgodili. Kaj se zgodi, če se del programa zavleče? Kako sprememba vremena vpliva na naslednjo aktivnost? Kaj je mogoče prilagoditi, ne da bi s tem porušili preostanek časovnice?

Rezervni načrt zato ni ločen dodatek k organizaciji. Je del dobre organizacije.

To ne pomeni, da mora biti vsak trenutek dogodka vnaprej določen. Prav nasprotno. Dobra priprava pogosto omogoči več sproščenosti, saj organizator ve, kateri deli programa so fiksni in kje obstaja prostor za prilagoditev.

Slabo organizacijo udeleženci hitro opazijo. Dobra organizacija pogosto ostane nevidna, ker težave odpravi, še preden jih gost sploh zazna.

Kje se v takšen način organizacije umešča BM Events?

Prav skozi ta pogled je smiselno razumeti tudi delo podjetja BM Events.

Team building, športni dogodek ali družinski dan so za udeleženca različne izkušnje. Organizacijsko pa imajo veliko skupnega: treba je povezati ljudi, program in izvedbo tako, da dogodek deluje kot celota.

Pri manjšem team buildingu je lahko dovolj kakovosten izvajalec posamezne aktivnosti. Podjetje izbere program, določi termin in organizacijski proces ostane razmeroma preprost. Ko je dogodek večji ali vključuje več različnih elementov, pa se spremeni tudi vloga izvajalca. Nekdo mora prevzeti širši pogled na projekt.

V tem prostoru deluje tudi BM Events. Podjetje se ne predstavlja zgolj skozi posamezne team building aktivnosti, ampak skozi širšo organizacijo dogodkov za podjetja. Za naročnika je takšen pristop relevanten predvsem takrat, ko ne potrebuje le vsebine programa, temveč tudi povezovanje različnih elementov izvedbe.

To je pomembna razlika, saj širši nabor storitev sam po sebi še ne zagotavlja boljšega dogodka. Njegova vrednost se pokaže takrat, ko zmanjšuje število organizacijskih povezav, ki jih mora podjetje upravljati samo.

Če mora kadrovska služba posebej koordinirati lokacijo, aktivnosti, animatorje in druge dele programa, velik del projektnega vodenja ostane na strani naročnika. Pri celovitejšem organizacijskem pristopu se lahko več teh odgovornosti poveže na enem mestu.

Zato pri zahtevnejših dogodkih ni smiselno primerjati ponudnikov samo po tem, koliko aktivnosti imajo v katalogu. Pomembnejše vprašanje je, koliko odgovornosti za delovanje celotnega dogodka lahko izvajalec dejansko prevzame.

Prav po tem kriteriju postanejo ponudniki, kot je BM Events, posebej relevantni za podjetja, pri katerih je organizacijska zahtevnost pomemben del projekta.

Dogodka ne bi smeli ocenjevati po številu aktivnosti

Podjetja lahko po dogodku precej hitro ugotovijo, ali so se zaposleni zabavali. Težje pa je odgovoriti na vprašanje, ali je dogodek dosegel svoj pravi namen.

To je tudi razlog, da število aktivnosti ni posebno dobro merilo kakovosti. Več programa lahko pomeni več možnosti za udeležence, lahko pa pomeni tudi več prehodov, več čakanja in manj časa za tisto, zaradi česar se zaposleni sploh srečajo zunaj običajnega delovnega okolja.

Enako velja za spektakularnost. Najbolj nenavadna aktivnost lahko ustvari odličen trenutek in fotografijo, ne more pa sama nadomestiti slabo zastavljenega dogodka.

Bolj koristno je ocenjevati celotno izkušnjo.

Ali so se lahko vključili različni udeleženci? Je imel program jasen ritem? So ljudje vedeli, kaj se od njih pričakuje? Je bilo dovolj prostora za spontano druženje? In predvsem: ali je dogodek podpiral razlog, zaradi katerega ga je podjetje organiziralo?

Takšen pogled spremeni tudi način izbire organizatorja.

Vprašanje ni več samo kaj nam lahko ponudite?, ampak kaj lahko prevzamete in kako boste poskrbeli, da bo vse skupaj delovalo?

Pri preprostem dogodku med tema vprašanjema morda ni velike razlike. Pri kompleksnejšem projektu je lahko odločilna.

Aktivnosti so tisto, kar je na dogodku najbolj vidno. Organizacijska kakovost pa določa, kako dobro bodo te aktivnosti povezane v izkušnjo.

Morda je prav zato najboljši znak dobro organiziranega poslovnega dogodka nekoliko nenavaden: udeleženci se po njem pogovarjajo o ljudeh, doživetjih in skupnih trenutkih, skoraj nihče pa o organizaciji.

Tako tudi mora biti.

Udeleženci si zapomnijo, kaj so na dogodku doživeli. Naloga organizatorja pa je poskrbeti za vse tisto, česar jim ni bilo treba opaziti.