Ko je v sodni, notarski ali drugi uradni postopek vključena oseba, ki
ne razume dovolj dobro slovenščine, je treba urediti več kot samo prihod
jezikovnega strokovnjaka ob dogovorjeni uri. Ustno tolmačenje poteka v
živo, zato nejasnega vprašanja, napačno razumljene številke ali
manjkajočega dokumenta ni vedno mogoče naknadno popraviti tako preprosto
kot osnutek pisnega prevoda.
Dobra priprava ne pomeni, da mora udeleženec vnaprej sestaviti svoje
odgovore ali se naučiti pravnega besedišča. Pomeni predvsem, da so
pravočasno razjasnjeni odgovornost za zagotovitev tolmača, jezikovne
potrebe, potek termina, relevantno gradivo in način komunikacije. Tako
se lahko vsak udeleženec osredotoči na vsebino postopka, tolmač pa na
natančen prenos izrečenega med slovenščino in angleščino.
Najprej preverite, kdo
zagotovi tolmača
Prvi korak ni iskanje prostega izvajalca, temveč preverjanje navodil
sodišča, notarja ali drugega organizatorja. Postopki se med seboj
razlikujejo, zato ni varno sklepati, da mora tolmača vedno poiskati
udeleženec ali da ga vedno zagotovi institucija. Pomembno je tudi, ali
je za konkretno dejanje zahtevan imenovani sodni tolmač ali bi v
drugačnem, neuradnem okolju zadoščala druga ustrezna oblika
tolmačenja.
Organizatorju je smiselno zastaviti nekaj neposrednih vprašanj:
- kdo je odgovoren za zagotovitev in potrditev tolmača;
- za kateri jezik in jezikovno smer je tolmačenje potrebno;
- ali mora biti izvajalec vpisan v uradni imenik sodnih tolmačev;
- ali mora tolmač pred terminom prejeti vabilo, osnutek listine ali
drugo gradivo; - ali veljajo posebna pravila glede prihoda, identifikacije ali
dostopa do prostora; - komu je treba sporočiti podatke potrjenega tolmača.
Odgovore je koristno pridobiti pisno. Tako je manj možnosti, da bi
udeleženec, organizator in izvajalec vsak izhajal iz drugačne predstave
o dogovorjeni storitvi.
Ali je potreben tudi pisni
prevod
Ustno tolmačenje in sodno overjeni pisni prevod nista ista storitev.
Prisotnost tolmača na terminu sama po sebi ne pomeni, da bodo prevedene
tudi listine, ki jih mora udeleženec predložiti. Enako že pripravljen
prevod dokumenta ne nadomesti tolmačenja pogovora, vprašanj ali
izjav.
Pred terminom je zato treba ločeno preveriti, katere listine bodo
uporabljene in v kateri obliki jih zahteva prejemnik. Če je potreben
pisni prevod, naj institucija pove, ali zahteva sodno overjeni izvod,
katera različica dokumenta je ustrezna in ali mora biti predložena pred
samim srečanjem. Tolmač ne more namesto prejemnika določiti, katera
dokazila bo ta sprejel.
Kaj sporočiti pred
potrditvijo termina
Za preverjanje razpoložljivosti ne zadošča sporočilo, da potrebujete
»angleškega tolmača«. Izvajalec mora vedeti, za kakšen dogodek gre, kdaj
in kje bo potekal ter kaj se od njega pričakuje. Podatki vplivajo na
časovno rezervacijo, pripravo in realno oceno trajanja.
Povpraševanje naj vsebuje najmanj:
- vrsto in namen postopka ali uradnega dejanja;
- datum, predvideni začetek in pričakovano trajanje;
- natančen naslov ali podatke o spletni izvedbi;
- število udeležencev in njihove vloge;
- jezik, ki ga govori posamezni udeleženec;
- podatek, ali bo komunikacija potekala v obe jezikovni smeri;
- kontakt organizatorja ali osebe, ki vodi logistiko;
- posebnosti, kot so varnostni pregled, omejen dostop ali več
zaporednih lokacij.
Pri angleščini ni vedno dovolj splošna oznaka jezika. Če udeleženec
uporablja izrazito regionalno različico, če je njegov prvi jezik drug in
se bo sporazumeval v angleščini ali če pričakujete zelo specializirano
terminologijo, je to smiselno povedati vnaprej. Namen ni presojanje
njegovega znanja, ampak ugotovitev, ali so za zanesljivo sporazumevanje
potrebne dodatne priprave.
Gradivo za
pripravo naj bo relevantno in pregledno
Tolmačenje je natančnejše, kadar izvajalec pred začetkom pozna temo,
udeležence in izraze, ki se bodo verjetno pojavili. Pri tem ni treba
pošiljati celotnega arhiva zadeve. Koristnejši je urejen izbor
dokumentov, ki bodo dejansko obravnavani.
To so lahko vabilo ali poziv, dnevni red, osnutek notarskega zapisa
ali pogodbe, relevantna odločba, vprašanja za obravnavo, seznam imen ter
pojasnila kratic. Pri strokovno zahtevni temi pomaga tudi kratek slovar
izrazov, ki jih organizacija uporablja na določen način. Če se bo med
pogovorom sklicevalo na posamezne strani, naj bodo dokumenti jasno
poimenovani in v enaki različici pri vseh udeležencih.
Gradivo je treba poslati dovolj zgodaj, da ga je mogoče pregledati.
Pošiljanje obsežnega dokumenta nekaj minut pred začetkom ne omogoča
vsebinske priprave. Če dokumentacije zaradi zaupnosti ni dovoljeno
posredovati neposredno, se je treba z organizatorjem dogovoriti, kje in
pod kakšnimi pogoji jo lahko tolmač pregleda.
Končna različica
prepreči nepotrebno zmedo
Osnutki se pri pravnih in poslovnih zadevah pogosto spreminjajo. Zato
naj bo iz imena datoteke ali spremnega sporočila razvidno, katera
različica je veljavna. Če se po posredovanju gradiva spremeni člen,
znesek, datum ali seznam udeležencev, je treba opozoriti na konkretno
spremembo, ne le ponovno poslati celotnega svežnja.
Prav tako ni priporočljivo, da bi občutljive dokumente brez dogovora
pošiljali po več različnih kanalih. Vnaprej določena kontaktna oseba in
varen način izmenjave zmanjšata možnost, da bi se izgubila pomembna
priloga ali uporabila zastarela različica.
Kako govoriti, da se pomen
ne izgubi
Med tolmačenjem naj udeleženci govorijo drug z drugim, ne o drugem
udeležencu prek tolmača. Namesto »vprašajte ga, ali se strinja« je
jasneje neposredno vprašanje »ali se strinjate?«. Tolmač nato prenese
izjavo v drugo jezikovno smer, ne da bi postal dodatna stranka v
pogovoru.
Govor naj bo naraven in razločen. Pretirano počasno izgovarjanje
posameznih besed lahko zveni nenaravno, prehiter govor brez premorov pa
oteži zanesljiv prenos celotnega pomena. Dolžina govornih sklopov naj
sledi dogovorjenemu načinu tolmačenja in navodilom osebe, ki vodi
postopek. Če tolmač nakaže, da potrebuje premor ali ponovitev, je to del
zagotavljanja razumljivosti, ne prekinjanje vsebine.
Posebno pozornost zahtevajo:
- osebna imena in priimki;
- naslovi, datumi in ure;
- denarni zneski in odstotki;
- registrske, opravilne in druge referenčne številke;
- kratice ter strokovni izrazi;
- sklici na člene, strani in priloge.
Takšne podatke je koristno izgovoriti jasno in jih po potrebi
pokazati tudi v pisni obliki. Če nekdo bere pripravljeno izjavo, naj ima
tolmač besedilo na voljo. Kadar več oseb govori hkrati, tolmač ne more
zanesljivo prenesti vseh izjav, zato mora vodja srečanja vzdrževati
jasen vrstni red govorcev.
Tolmač prenaša
izrečeno, ne vodi postopka
Jezikovna pomoč ne spreminja odgovornosti posameznih udeležencev.
Tolmač posreduje vprašanja, odgovore in pojasnila med jezikoma, ni pa
pravni zastopnik, svetovalec ali odločevalec. Od njega zato ni primerno
pričakovati, da bo udeležencu predlagal vsebino odgovora, presodil
pravne posledice izjave ali pojasnil, katera možnost je zanj
najugodnejša.
Enako ne sme popravljati vsebine samo zato, ker se mu zdi izjava
nejasna ali neugodna. Če je izraz dvoumen, lahko zaprosi za pojasnilo,
vendar mora pojasnilo dati govorec oziroma pristojna oseba. Vprašanja o
pravicah, obveznostih, dokazilih in nadaljnjih korakih sodijo k organu,
notarju ali pravnemu svetovalcu.
Ta razmejitev je pomembna tudi pred terminom. Tolmaču lahko
posredujete kontekst, ne smete pa ga postaviti v položaj, kjer bi moral
sam določiti namen postopka ali iz dokumentov ugibati, kaj bo predmet
razgovora.
Pri oddaljenem
tolmačenju je zvok del priprave
Spletni termin odpravi pot, vendar uvede tehnična tveganja. Stabilna
povezava sama po sebi ni dovolj, če udeleženec govori daleč od
mikrofona, sedi v hrupnem prostoru ali uporablja zvočnik, ki ustvarja
odmev. Pred začetkom je treba preveriti platformo, mikrofon, slušalke,
kamero in dovoljenja za dostop.
Vsak udeleženec naj se, kadar je mogoče, poveže iz mirnega prostora z
lastno napravo. Mikrofoni oseb, ki ne govorijo, naj bodo izključeni.
Dokumenti, ki se bodo prikazovali na zaslonu, naj bodo odprti in
pravilno označeni že pred srečanjem. Koristna sta tudi telefonska
številka kontaktne osebe in dogovor, kaj storiti, če povezava
odpove.
Če kakovost zvoka ne omogoča zanesljivega razumevanja, se mora
komunikacija ustaviti, dokler težava ni odpravljena. Nadaljevanje na
podlagi ugibanja bi bilo hitrejše samo navidezno.
Kontrolni seznam pred
začetkom
Dan pred terminom ali najpozneje dovolj zgodaj istega dne preverite,
ali:
- so navodila organizatorja jasna in nespremenjena;
- je potrjeno, kdo zagotovi tolmača in kje se mora ta zglasiti;
- so datum, ura, lokacija in pričakovano trajanje pravilni;
- so navedeni vsi udeleženci, njihove vloge in jezikovne potrebe;
- ima tolmač relevantno ter končno različico gradiva;
- so urejeni dostop, identifikacija in kontakt ob prihodu;
- je pri spletni izvedbi opravljen tehnični preizkus;
- udeleženci vedo, da morajo govoriti razločno in po dogovorjenem
vrstnem redu.
Če po navodilih organizatorja tolmača zagotavljate sami, pravočasno
preverite razpoložljivost sodnih
tolmačev za angleški jezik. Pri prvem stiku posredujte dovolj
podatkov za presojo termina, vendar občutljivih listin ne pošiljajte po
nezaščitenem kanalu brez predhodnega dogovora.
Dobro
tolmačenje se začne pred prvo izrečeno povedjo
Uspešno angleško-slovensko tolmačenje ni odvisno samo od jezikovnega
znanja izvajalca. Pomembni so tudi jasna navodila institucije,
pravočasno posredovan kontekst in način, kako udeleženci med terminom
govorijo ter uporabljajo dokumente.
Najprej zato preverite odgovornost in zahteve organizatorja. Nato
posredujte logistične podatke ter relevantno gradivo, pri samem pogovoru
pa omogočite razločen in urejen pretok besede. Takšna priprava ne posega
v vsebino postopka. Ustvari pa pogoje, v katerih je mogoče povedano
natančno prenesti, vprašanja pravilno razumeti in termin izvesti brez
zapletov, ki bi jih bilo mogoče preprečiti že pred prihodom.